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采購管理不僅僅是企業(yè)采購庫存的職能領(lǐng)域。采購管理是組織內(nèi)的一項戰(zhàn)略職能。從采購優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，到供應(yīng)商管理和控制成本，再到確保向客戶銷售正確數(shù)量的庫存，采購管理系統(tǒng)是以庫存為中心的組織成功的關(guān)鍵。

與大多數(shù)戰(zhàn)略組織流程一樣，采購管理影響公司內(nèi)的所有領(lǐng)域，需要人員、系統(tǒng)、技術(shù)和紀(jì)律。作為回報，采購管理系統(tǒng)可以成為盈利能力的關(guān)鍵因素?？刂粕唐烦杀静碛姓_的庫存量是實現(xiàn)客戶滿意度和組織發(fā)展的關(guān)鍵因素。

采購管理系統(tǒng)的必要性

采購管理在過去十年中變得更加復(fù)雜，未來只會帶來更多挑戰(zhàn)，使用電子表格和便簽管理供應(yīng)商和采購的日子不再是一種選擇。有效的采購不僅僅是尋找供應(yīng)商和發(fā)出采購訂單——，它是一個不僅從金錢角度而且通過以最低成本采購最高質(zhì)量、高需求產(chǎn)品和制造確保這些產(chǎn)品為組織提供巨大價值的過程有庫存并可在客戶需要時提供給客戶。雖然具體的采購和采購活動因公司而異，但大多數(shù)實施采購流程的企業(yè)都是為了改進(jìn)預(yù)測、確定庫存水平、處理和控制采購任務(wù)、監(jiān)控供應(yīng)商績效并發(fā)現(xiàn)節(jié)省機(jī)會。

如果沒有與庫存管理和銷售功能集成的先進(jìn)采購工具，其中許多活動即使不是不可能，也會很困難。通過利用低代碼技術(shù)，許多流程和程序可以通過警報和活動提醒實現(xiàn)自動化或管理，并提高整個公司的協(xié)作和可見性。

采購管理系統(tǒng)的功能

采購管理系統(tǒng)可以滿足產(chǎn)品的業(yè)務(wù)需求，因此在確定采購解決方案所需的功能時，這是一個很好的起點。

預(yù)測趨勢分析

對于每種產(chǎn)品，必須回答有關(guān)需求—— 應(yīng)訂購多少數(shù)量以及正確購買需要哪些細(xì)節(jié)、顏色和質(zhì)量—— 的問題。將每個產(chǎn)品的這些問題相乘，對于某些企業(yè)來說，問題數(shù)量可能達(dá)到數(shù)千個，這可能是一項艱巨的任務(wù)。采購管理系統(tǒng)的預(yù)測和趨勢分析有助于做出更好的購買決策，考慮趨勢、季節(jié)性、促銷和不斷變化的營銷條件。

成本匯總分析

除了供應(yīng)商報價之外，還有很多因素需要考慮。了解產(chǎn)品的真實成本或到岸成本對于評估供應(yīng)商至關(guān)重要。此外，跟蹤和匯總整個組織支出的采購管理系統(tǒng)可以發(fā)現(xiàn)利用供應(yīng)商批量折扣的機(jī)會。

供應(yīng)商表現(xiàn)管理

通過采購管理系統(tǒng)中的供應(yīng)商績效分析獲得的見解將有助于更好地規(guī)劃、改進(jìn)支出決策和更具成本效益的供應(yīng)商管理流程。輕松訪問完整的供應(yīng)商歷史數(shù)據(jù)，包括供應(yīng)商公布的價格、上次支付的成本和交貨時間，以進(jìn)行持續(xù)評估和建立新的供應(yīng)商期望。

多幣種轉(zhuǎn)換

隨著全球采購的日益普及，以多種貨幣進(jìn)行交易的能力是國際采購（和銷售）的必備條件。在每個國家/地區(qū)開展業(yè)務(wù)的成本不同，您的采購管理系統(tǒng)解決方案必須支持您的跨國定價策略和多貨幣翻譯。

快速創(chuàng)建訂單

當(dāng)庫存水平達(dá)到預(yù)定的最低數(shù)量時，需要提醒負(fù)責(zé)的采購經(jīng)理需要重新訂購。采購管理系統(tǒng)訂單的創(chuàng)建，無論是新訂單還是重新訂購，都應(yīng)該快速、輕松，并包括自動審批路由，這有助于減少未經(jīng)授權(quán)的采購。此外，還可以輕松地分別管理寄售訂單和特殊訂單，從而保持庫存水平和預(yù)測準(zhǔn)確。

使用采購管理系統(tǒng)改善管理的步驟

采購管理系統(tǒng)如何幫助您的企業(yè)控制采購活動、節(jié)省資金并提高客戶滿意度？

1.確定支出發(fā)生的方式和地點

錢都去哪兒了？無論您的企業(yè)規(guī)模如何，訪問、組織和分析支出數(shù)據(jù)的能力是成功管理供應(yīng)鏈的關(guān)鍵組成部分。通過跟蹤和分析支出發(fā)生方式和地點的采購管理系統(tǒng)，您將發(fā)現(xiàn)節(jié)省成本的機(jī)會，并更好地了解所購買的產(chǎn)品、所銷售的產(chǎn)品以及當(dāng)前供應(yīng)商的表現(xiàn)。采購管理系統(tǒng)可以輕松訪問供應(yīng)商或供應(yīng)商類型信息，例如現(xiàn)有庫存的數(shù)量和價值、銷售數(shù)據(jù)、銷售收入數(shù)據(jù)、銷售成本、周轉(zhuǎn)率等。

2.了解您的供應(yīng)商并設(shè)定供應(yīng)商期望

制定供應(yīng)商期望和選擇標(biāo)準(zhǔn)時最好的起點之一是回顧。您的供應(yīng)商過去在您的產(chǎn)品中表現(xiàn)如何？他們多久準(zhǔn)時交貨一次？他們?nèi)绾位貞?yīng)你的要求？支付的成本是否會影響供應(yīng)商的可靠性？如果您當(dāng)前的供應(yīng)商確實是最佳選擇，采購管理系統(tǒng)可以確定哪些過去的結(jié)果可以接受，并制定供應(yīng)商期望標(biāo)準(zhǔn)來評估未來的供應(yīng)商。

3.了解真實的產(chǎn)品成本

供應(yīng)鏈中可能存在大量費用和開支，例如關(guān)稅、稅金、增值稅、政府收費、關(guān)稅、運(yùn)費和保險費，當(dāng)這些費用和開支添加到產(chǎn)品的購買價格中時，可能會產(chǎn)生重大影響更改真實產(chǎn)品成本。采購管理系統(tǒng)允許企業(yè)自動或手動捕獲這些額外成本，無論這些成本是在收到貨物時還是在以后某個時間已知的。

4.做出更好的購買決定

在正確的時間購買正確數(shù)量的正確庫存，可以保證貨架上有需求的產(chǎn)品，并讓客戶滿意。

知道如何做到這一點—— 這可能有點困難。采購管理系統(tǒng)的庫存預(yù)測和趨勢分析工具簡化了流程，確保您手頭有足夠的庫存，但又不會太多而無法在銷售發(fā)生時完成銷售——這可能會因趨勢和季節(jié)性而異。

5.通過識別過時或積壓的庫存來釋放現(xiàn)金

企業(yè)最終庫存過多或產(chǎn)品無法銷售的原因有很多。 —— 由于擔(dān)心潛在的銷售損失而過度購買；從鼓勵更大訂單的供應(yīng)商那里獲得“交易”；無法預(yù)測客戶需求或季節(jié)性；缺乏或遵守庫存控制和庫存管理流程。采購管理系統(tǒng)的工具有助于識別過時、滯銷和過時的產(chǎn)品，這些產(chǎn)品可以轉(zhuǎn)換為性能更高的庫存、重定向到其他業(yè)務(wù)需求或轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金。

6.接收低庫存警報

除了銷售收入損失和獲取客戶的成本之外，客戶現(xiàn)在還從競爭對手那里購買產(chǎn)品以找到他們想要的東西。而且，如果他們下次購買時打電話給他們而不是您怎么辦？采購管理系統(tǒng)的低庫存和建議的重新訂購條件警報讓您知道何時達(dá)到預(yù)定的庫存水平并且應(yīng)該重新訂購更多產(chǎn)品，從而使缺貨成為過去。

7.簡化采購流程

使用技術(shù)簡化采購可以節(jié)省時間，實施控制以減少超支，并為更具戰(zhàn)略性的任務(wù)釋放資源。從簡化請購單、報價請求和采購訂單的創(chuàng)建，到自動化路由和審批，再到一鍵接收貨物，采購管理系統(tǒng)可以節(jié)省時間并提高整個采購流程的準(zhǔn)確性。

8.獲得支出控制和政策合規(guī)性

您會看到它被稱為流氓采購到特立獨行的消費，但防止未經(jīng)授權(quán)的采購可以顯著減少倉庫中過時的庫存量并節(jié)省資金。采購部門的系統(tǒng)控制使采購訂單能夠根據(jù)預(yù)先制定的再訂購政策和程序使用首選供應(yīng)商創(chuàng)建。創(chuàng)建采購訂單后，經(jīng)理可以收到警報，讓他們知道采購訂單正在等待審核。

9.自動跟蹤訂單日期

有時，即使是您多年依賴的供應(yīng)商也難以按時交貨。不幸的是，這些延誤可能意味著您失去銷售和不滿意的客戶。通過采購，系統(tǒng)會自動跟蹤采購訂單的預(yù)計交貨日期，如果未按時收到貨件，逾期貨件警報將通知您。

10.衡量采購績效

采購管理是企業(yè)盈利和成功的重要因素。保持低成本并確保按時交貨與有競爭力的價格和讓客戶滿意的能力直接相關(guān)。采購管理系統(tǒng)的儀表板可以將持續(xù)的采購績效監(jiān)控作為日常業(yè)務(wù)運(yùn)營的一部分，確?；顒硬饺胝壡矣行?。從摘要到詳細(xì)信息，關(guān)鍵采購績效指標(biāo)均可實時獲取，提供一目了然的洞察力并實現(xiàn)快速識別和解決問題。

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