更新時間：2025-04-20 05:48:31
系統(tǒng)軟件開發(fā)
484對于許多虛擬助理來說，幫助客戶跟蹤銷售線索、安排跟進和其他一般銷售是他們業(yè)務(wù)的重要組成部分。您幾乎不可能簡單地在日歷上跟蹤所有這些工作。因此，我們必須感謝那些創(chuàng)造了出色的客戶關(guān)系管理(CRM) 工具的出色人員，使用虛擬助理CRM 軟件處理業(yè)務(wù)變得更加容易。
什么是虛擬助理CRM軟件？
首先，虛擬助理是指遠程提供一般辦公室管理的行政辦公室助理。一般辦公室管理職責包括文件歸檔、數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)存儲等文書職責。它還可以擴展到法律援助和會計服務(wù)，基本上是可以在虛擬世界中完成的任何辦公室工作。
毫不夸張地說，作為虛擬助理，你的工作100% 就是讓客戶滿意。無論您是準備和發(fā)送文檔、接聽電話、回復(fù)電子郵件還是幫助某人解決問題，VA 角色都將客戶置于中心位置。
這就是客戶關(guān)系管理(CRM) 的意義所在。虛擬助理CRM 軟件工具旨在幫助您提高與客戶溝通和管理客戶關(guān)系的能力。即使您為客戶提供服務(wù)并幫助確保他們的客戶滿意，虛擬助理CRM 也將幫助您為自己的客戶提供更好的體驗。
為什么虛擬助理需要CRM軟件？
業(yè)務(wù)與客戶相關(guān)的虛擬助理或虛擬辦公室助理?？蛻舾跺X給助理來為他們提供有價值的服務(wù)，有時包括安排航班以及與客戶和其他商務(wù)專業(yè)人士會面。虛擬助理需要跟蹤約會、客戶的日程安排和活動、業(yè)務(wù)聯(lián)系人以及任何其他業(yè)務(wù)相關(guān)事宜。
虛擬助理將使用CRM 來管理客戶日程，并管理客戶可用的各種營銷活動的潛在客戶。 CRM 允許虛擬助理在一個地方捕獲、組織和跟蹤聯(lián)系人、活動和通信。
虛擬助手CRM軟件的關(guān)鍵功能
各種類型的自由職業(yè)者在與客戶合作時都面臨著非常相似的問題。管理多個合同、跟蹤通信和重要文件以及跟進新工作的詢問都需要時間和精力。虛擬助理CRM 軟件旨在幫助釋放一些壓力并騰出時間，以便您可以更高效地完成最重要的任務(wù)。以下是虛擬助手的一些最關(guān)鍵的功能：
用于客戶溝通的品牌模板
數(shù)字發(fā)票和自動付款提醒
調(diào)度工具
互動日歷
在線提案和虛擬助理合同模板
簿記
孤立通訊追蹤
自動化工作流程
潛在客戶生成和潛在客戶捕獲
Whitecode 的虛擬助理CRM 軟件可以取代您已經(jīng)使用的許多其他工具，使其成為虛擬助理的最佳一體化CRM，無需在平臺之間跳轉(zhuǎn)。它還可以將許多流行的選項匯集到一個平臺中，幫助您無需點擊多個應(yīng)用程序即可獲得所需的內(nèi)容。
使用虛擬助理CRM軟件的好處
1. 潛在客戶捕獲和自動化
借助虛擬助理CRM 軟件，您可以通過潛在客戶捕獲和自動化工作流程發(fā)揮最佳、最專業(yè)的作用。
2. 潛在客戶捕獲工具
虛擬助理CRM 提供各種潛在客戶捕獲工具，包括嵌入式聯(lián)系表單。使用可用模板創(chuàng)建最適合您需求的表單，然后將HTML 代碼復(fù)制并粘貼到您的網(wǎng)站。
您可以通過多種策略使用CRM 軟件中的聯(lián)系表單。例如，假設(shè)您收到大量與您的服務(wù)不一致的請求。為了減少您收到的不相關(guān)或不一致的請求數(shù)量，您可能需要創(chuàng)建自定義問題。該工具接受多種問題格式輸入，包括短答案或長答案問題、下拉菜單、單選題或多選題以及日期選擇器。
向您的聯(lián)系人添加更多詳細信息將幫助您找到最好的客戶，同時也使您面向客戶的網(wǎng)站更加專業(yè)。
3. 自動化工作流程
您的嵌入式聯(lián)系表單可以直接輸入到虛擬助理CRM 的自動化工具中。通過自動化工作流程，您可以：
接收詢問
自動發(fā)送帶有虛擬助理客戶調(diào)查問卷的后續(xù)電子郵件
快速發(fā)送您的虛擬助理合同
通過自動提醒創(chuàng)建和跟蹤每個項目的待辦事項列表
自動化旨在最大限度地減少您響應(yīng)收到的每個查詢所需的時間。隨著您獲得更多潛在客戶，自動化響應(yīng)這些潛在客戶的過程變得更加重要?？蛻粝矚g快速響應(yīng)，但您也需要專注于手頭的工作。自動化可以最大限度地減少您在建立客戶關(guān)系的早期階段需要花費的個人時間。
您可以調(diào)整自動化的工作方式，準備一個或多個調(diào)查問卷模板以代表您發(fā)送，甚至創(chuàng)建自動感謝回復(fù)。
4. 多任務(wù)管理功能
更大的客戶負載既是福也是禍。一方面，這意味著你將有穩(wěn)定的收入來源。另一方面，您需要處理日益復(fù)雜的日程安排。虛擬助理CRM 軟件可以通過多任務(wù)管理功能幫助您安排時間。這些包括：
詳細的任務(wù)清單
與Google 日歷集成的功能豐富的日歷
面向客戶的調(diào)度工具
時間追蹤器
CRM 軟件的日歷功能允許客戶查看您何時有空檔，并點擊進入您的日程安排來預(yù)訂時間。他們可以使用虛擬助理CRM 工具提前預(yù)訂當天、下周或幾周的時間。這一切都取決于您的設(shè)置。
設(shè)置日歷后，即可利用任務(wù)列表功能。 CRM 允許您為一周中的每一天創(chuàng)建任務(wù)列表，并將每個任務(wù)與不同的項目或工作流程相關(guān)聯(lián)。每項任務(wù)都會自動填充您的日歷。
最后，使用時間跟蹤器增強您的時間管理。只需轉(zhuǎn)到您的項目工作區(qū)并單擊“時間跟蹤器”即可。填寫詳細信息，例如每小時費率和您的工作內(nèi)容，將時間標記為可計費，然后保存條目。當您準備好開具發(fā)票時，只需將跟蹤時間拖放到發(fā)票上即可。
5. 制作自動虛擬助理發(fā)票
沒有什么比發(fā)送虛擬助理發(fā)票更好的了。當您寶貴的發(fā)票未付時，沒有什么比焦急地檢查日歷更糟糕的了。虛擬助理CRM軟件的在線支付功能可以幫助您對整個發(fā)票流程保持積極的態(tài)度，這可以幫助您更快地發(fā)送付款請求和接收付款。
6. 開具發(fā)票
使用虛擬助理CRM 軟件“快速獲得付款”之旅的第一站是創(chuàng)建發(fā)票。該軟件提供即插即用功能，允許您添加個性化品牌和徽標。然后，只需插入您要求付款的項目，根據(jù)需要添加稅費，并安排在您需要時發(fā)送的發(fā)票。
7. 經(jīng)常性付款
許多虛擬助理工作不僅僅是一次性項目。您很可能與經(jīng)常需要您的客戶簽訂了一份或多份持續(xù)合同。虛擬助理CRM 可以通過定期付款選項來處理該用例。只需設(shè)置您的初始發(fā)票即可按預(yù)定時間間隔自動同時向您的客戶開具賬單。您的客戶可以使用任何主要信用卡或直接銀行轉(zhuǎn)帳輕松支付在線發(fā)票。
虛擬助理CRM軟件重要性
您的聯(lián)系人列表是您最有價值的資產(chǎn)之一，可以一次又一次地使用來增強您的銷售和營銷活動。無論您是進行潛在客戶開發(fā)、郵件營銷活動還是銷售渠道管理，準確的聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫都是關(guān)鍵。讓我們幫助您高效地進行CRM 數(shù)據(jù)管理。管理客戶信息的最佳方法之一是使用White Code 開發(fā)的CRM 系統(tǒng)。但是，如果您沒有這樣的時間管理系統(tǒng)，虛擬助理CRM 軟件可以幫助您輸入CRM 數(shù)據(jù)，讓您可以專注于跟進和銷售。無論您是企業(yè)還是個人，虛擬助理都可以為您提供很大的幫助。
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