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54% 的采購(gòu)企業(yè)將節(jié)省成本作為主要關(guān)注點(diǎn)，這意味著超過(guò)一半的組織認(rèn)識(shí)到過(guò)時(shí)的采購(gòu)方法會(huì)產(chǎn)生不必要的費(fèi)用，并優(yōu)先考慮履行效率。除了限制開(kāi)支之外，該流程還可以增強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系、合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)管理。

采購(gòu)流程簡(jiǎn)管理是什么？

采購(gòu)周期是從外部來(lái)源獲取商品或服務(wù)所需的一系列操作。這些活動(dòng)可能包括研究供應(yīng)商、訂單請(qǐng)求、預(yù)算談判、采購(gòu)和審計(jì)。采購(gòu)周期可能需要大量時(shí)間和金錢(qián)才能完成。例如，如果零售商需要補(bǔ)貨，他們必須首先辦理采購(gòu)訂單請(qǐng)求和發(fā)票審批等內(nèi)部程序。一旦所有請(qǐng)求獲得批準(zhǔn)，管理層將與外部供應(yīng)商和存儲(chǔ)設(shè)施合作解決庫(kù)存成本和存儲(chǔ)費(fèi)用。只有當(dāng)所有這些流程完成后，企業(yè)才能最終采購(gòu)庫(kù)存。了解采購(gòu)管理對(duì)于低代碼技術(shù)開(kāi)發(fā)的重要性并正確實(shí)施其步驟可以幫助企業(yè)優(yōu)化利潤(rùn)。

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)的重要性

企業(yè)采購(gòu)需要從總收入中補(bǔ)充，以獲得必要的商品和服務(wù)。采購(gòu)周期的效率直接影響企業(yè)的成本節(jié)約和利潤(rùn)。公司應(yīng)定期評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效，以確保訂單符合其標(biāo)準(zhǔn)。該評(píng)估過(guò)程可以識(shí)別供應(yīng)鏈中的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，使管理層能夠在需要時(shí)進(jìn)行更改。定期采購(gòu)分析還可以在供應(yīng)商和公司之間建立共生關(guān)系。關(guān)于流程的公開(kāi)溝通使雙方都能從商定的成本條款和商品質(zhì)量中受益。

實(shí)施采購(gòu)流程管理系統(tǒng)有助于管理與供應(yīng)鏈相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。此外，防范與財(cái)務(wù)、合同、生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)可以提高運(yùn)營(yíng)效率和盈利能力。有效的周期還可以幫助公司根據(jù)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)確定最能滿足其需求的供應(yīng)商。通過(guò)根據(jù)采購(gòu)需求選擇供應(yīng)商，企業(yè)可以以最低的成本提供高質(zhì)量的商品和服務(wù)。通過(guò)應(yīng)用有效的采購(gòu)策略和定期進(jìn)行質(zhì)量檢查，企業(yè)可以優(yōu)化供應(yīng)鏈的各個(gè)階段并節(jié)省成本。

采購(gòu)與采購(gòu)流程之間的區(qū)別

雖然這兩個(gè)流程都是為了獲取公司所需的商品和服務(wù)，但采購(gòu)的重點(diǎn)與采購(gòu)有很大不同。商品采購(gòu)是一個(gè)反應(yīng)過(guò)程，重點(diǎn)關(guān)注安排支出所需的資本。這種做法只考慮價(jià)格標(biāo)簽等定量數(shù)據(jù)來(lái)做出決策。因此，僅當(dāng)您需要下訂單時(shí)才使用購(gòu)買(mǎi)程序。所有成本都經(jīng)過(guò)評(píng)估，例如訂購(gòu)、運(yùn)輸和其他付款方式，以確保公司限制其開(kāi)支。

另一方面，業(yè)務(wù)采購(gòu)周期是一個(gè)以滿足公司需求和建立關(guān)系為中心的主動(dòng)過(guò)程。采購(gòu)涉及訂購(gòu)商品所需的所有步驟，從最初的文書(shū)工作到聯(lián)系供應(yīng)商。系統(tǒng)更關(guān)心商品的價(jià)值而不僅僅是價(jià)格標(biāo)簽。因此，當(dāng)公司訂購(gòu)商品時(shí)，他們能夠與供應(yīng)商建立聯(lián)系，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看這對(duì)他們有利。

通過(guò)采購(gòu)流程管理系統(tǒng)的技巧

值得注意的是，采購(gòu)周期員工還負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目。因此，該過(guò)程必須簡(jiǎn)單、高效且盡可能輕松，以避免任何混亂或差異。企業(yè)可以通過(guò)多種方式提高采購(gòu)流程的效率和準(zhǔn)確性，包括：

1.在購(gòu)買(mǎi)前仔細(xì)檢查所有

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)旨在幫助企業(yè)通過(guò)降低庫(kù)存相關(guān)成本來(lái)節(jié)省資金。但是，為每個(gè)請(qǐng)求下訂單并不支持此任務(wù)。經(jīng)理應(yīng)仔細(xì)審查每個(gè)請(qǐng)求并與提交者討論任何問(wèn)題。關(guān)于庫(kù)存使用情況和周轉(zhuǎn)率的公開(kāi)溝通可以防止因庫(kù)存過(guò)多而造成的損失。當(dāng)請(qǐng)求經(jīng)過(guò)檢查、合并并準(zhǔn)備好訂購(gòu)時(shí)，管理層應(yīng)審查供應(yīng)商的合同。模糊的條款和條件不應(yīng)該有任何空白，而應(yīng)該是一個(gè)讓雙方都滿意的全面、概述的計(jì)劃。確保合同的所有部分都是明確的，這將為整個(gè)供應(yīng)鏈提供順暢的流程。

2.專注于與供應(yīng)商建立關(guān)系

為尋找適合公司需求的供應(yīng)商而投入的研究和時(shí)間應(yīng)該旨在建立長(zhǎng)期、有益的關(guān)系。建立合作伙伴關(guān)系可以最大限度地減少尋找未來(lái)供應(yīng)商所需的時(shí)間，從而簡(jiǎn)化采購(gòu)流程。采購(gòu)流程管理系統(tǒng)可以節(jié)省企業(yè)資本，通常是因?yàn)楣?yīng)商與分銷商之間的關(guān)系帶有特定的折扣，以保持供應(yīng)商的排他性。

3.擴(kuò)展您的網(wǎng)絡(luò)

雖然在一個(gè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)控制流程似乎更容易，但在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)擴(kuò)展團(tuán)隊(duì)和部門(mén)可以提供更好的洞察力。畢竟一旦下了訂單，需要審核，財(cái)務(wù)等部門(mén)都會(huì)涉及到。采購(gòu)流程管理系統(tǒng)與所有內(nèi)部和外部各方的公開(kāi)對(duì)話將加快采購(gòu)流程并建立信任。

4.使用分析來(lái)幫助做出決策

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)周期的每個(gè)階段都有完整的分析。每一步的洞察力使管理層能夠做出必要的改變，以簡(jiǎn)化流程并節(jié)省資金。

5.協(xié)商談判條款

生活中大多數(shù)事情都是可以協(xié)商的，尤其是生意。采購(gòu)流程管理系統(tǒng)可以節(jié)省成本，而合作伙伴關(guān)系需要雙方有信心的談判技巧才能創(chuàng)造健康的平衡。

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)如何簡(jiǎn)化采購(gòu)流程

采購(gòu)策略可能會(huì)帶來(lái)許多挑戰(zhàn)。然而，使用自動(dòng)訂購(gòu)系統(tǒng)可以幫助防止周期中出現(xiàn)問(wèn)題。數(shù)字軟件提供的簡(jiǎn)化流程的一些要素包括：

效率

數(shù)字系統(tǒng)更快、更準(zhǔn)確，并根據(jù)組織的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范流程。使用采購(gòu)流程管理系統(tǒng)在每個(gè)階段需要更少的人員，從而節(jié)省企業(yè)的勞動(dòng)力和庫(kù)存成本。

分析

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)可設(shè)置自動(dòng)生成詳細(xì)的訂單報(bào)告并分析所有成本。這些數(shù)據(jù)有助于管理層優(yōu)化庫(kù)存水平并節(jié)省不必要的費(fèi)用。

減少人為錯(cuò)誤

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)需要較少的人工控制，限制了手動(dòng)輸入并防止庫(kù)存數(shù)據(jù)中的人為錯(cuò)誤。有了準(zhǔn)確的信息，管理層就可以確保采購(gòu)周期各個(gè)階段的滿意度。

降低風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)流程管理系統(tǒng)生成的報(bào)告提高了內(nèi)部和外部操作之間的透明度，并防止任何混亂。由于每個(gè)人都達(dá)成共識(shí)，供應(yīng)鏈中出現(xiàn)任何差異的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)降低。

戰(zhàn)略可擴(kuò)展

通過(guò)采購(gòu)流程管理系統(tǒng)使訂購(gòu)系統(tǒng)與公司既定目標(biāo)保持一致，企業(yè)可以將其優(yōu)先級(jí)與定量數(shù)據(jù)保持一致，以提高其可擴(kuò)展性。

選擇合適的采購(gòu)流程管理系統(tǒng)

許多采購(gòu)流程管理系統(tǒng)提供相同的基本功能，以幫助提高采購(gòu)周期的效率。然而，公司應(yīng)該努力開(kāi)發(fā)提供額外元素的軟件以確保優(yōu)化。在研究時(shí)，企業(yè)應(yīng)該尋找能夠提供支出控制和分析、輕松采購(gòu)訂單審批、與其他軟件輕松集成、風(fēng)險(xiǎn)管理、自動(dòng)詳細(xì)報(bào)告、定制的程序。提供這些功能的軟件可以通過(guò)限制庫(kù)存成本和費(fèi)用來(lái)提高業(yè)務(wù)利潤(rùn)。他們還可以通過(guò)允許用戶根據(jù)供應(yīng)商或特定產(chǎn)品搜索庫(kù)存來(lái)幫助完成采購(gòu)流程的第二步。這有助于管理層從當(dāng)?shù)毓?yīng)商那里找到最優(yōu)惠的價(jià)格，從而最大限度地降低采購(gòu)成本。采購(gòu)流程管理系統(tǒng)還將提醒用戶供應(yīng)商價(jià)格的任何變化，以便企業(yè)確定是否需要尋找其他供應(yīng)商。這些要素確保公司為消費(fèi)者提供盡可能最好的價(jià)格，從而提高滿意度和銷量。

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