更新時(shí)間：2025-04-22 19:44:14
系統(tǒng)軟件開發(fā)
416檔案管理信息化建設(shè)成為備受關(guān)注的熱點(diǎn)。企業(yè)、學(xué)校、政府單位等都需要檔案信息化管理，以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)。
檔案管理信息化就是利用數(shù)字化、信息存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)變?yōu)楣蚕恚垣@得最佳的工作效率。
電子檔案管理系統(tǒng)是指將當(dāng)前檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，在計(jì)算機(jī)中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并在計(jì)算機(jī)頁面上顯示各種檔案信息，方便用戶查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化。對(duì)檔案資源進(jìn)行有效管理，為用戶提供高效的檔案利用服務(wù)。電子文件管理軟件具有可靠性高、存儲(chǔ)容量大、保密性好、壽命長(zhǎng)等特點(diǎn)。
電子檔案管理系統(tǒng)功能介紹
1. 文件類型管理：
檔案的管理類型和結(jié)構(gòu)可自由定義，符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
2、文件屬性管理：
屬性分為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)屬性和用戶可自定義的附加屬性，可按分類繼承，并可調(diào)整自由匹配列表的顯示屬性，滿足客戶對(duì)不同類型檔案屬性管理的需求（例如物理檔案和照片檔案）。
3、檔案信息收集：
提供屬性創(chuàng)建、掃描創(chuàng)建、網(wǎng)頁創(chuàng)建、批量創(chuàng)建等多種文件錄入功能，支持Excel表格導(dǎo)入，形成案卷及文件中的目錄，以及基于數(shù)字化文件批量對(duì)應(yīng)上傳的功能相應(yīng)的信息，例如標(biāo)題、文件號(hào)和序列號(hào)。
4.存檔編輯功能：
文件歸檔和編輯功能，綜合文件錄入、紙質(zhì)掃描文件導(dǎo)入、電子文件導(dǎo)入、批量錄入、批量修改、綜合文件表格打印等，可在一個(gè)界面上實(shí)現(xiàn)從文件到文件的全流程。
不同的用戶可以根據(jù)授予的權(quán)限在不同的文件管理分類中進(jìn)行排序，還可以利用歸檔編輯功能實(shí)現(xiàn)集中排序，甚至可以根據(jù)管理需要采用混合模式對(duì)歸檔文件進(jìn)行排序，極大地提高了文件的管理效率。管理系統(tǒng)。檔案員的工作效率和管理靈活性。
5、權(quán)限管理：
針對(duì)不同的管理對(duì)象（如不同的電子文件）可以采用不同的權(quán)限控制，可以提供使用權(quán)限和訪問保密權(quán)限的二維權(quán)限管理。
6、號(hào)碼管理：
文件登記可自動(dòng)生成文件編號(hào)，統(tǒng)計(jì)文件數(shù)量和頁數(shù)，完成文件歸檔
7、檔案借閱申請(qǐng)：
當(dāng)您只有閱讀權(quán)限，但需要查看信息內(nèi)容時(shí)，您可以向信息管理員申請(qǐng)借用電子文檔。
8.文件利用率統(tǒng)計(jì)：
授權(quán)用戶可以隨時(shí)對(duì)文檔使用情況、使用詳情、使用排名進(jìn)行自定義統(tǒng)計(jì)，包括事件和借閱人。不僅可以掌握文檔的使用情況，還可以統(tǒng)計(jì)文檔的使用情況。
9. 文件搜索：
支持關(guān)鍵詞檢索、有限屬性組合條件檢索、全文檢索。
10、逾期檔案管理：
根據(jù)國(guó)家規(guī)定和行業(yè)規(guī)定，檔案有保存期限，超過保存期限的檔案可以銷毀。對(duì)于電子文件，當(dāng)超過存儲(chǔ)期限時(shí)，可以取消或刪除，但如果存儲(chǔ)空間允許，最好取消或轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
一、為了促進(jìn)電子檔案的科學(xué)管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，明確電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，保證電子檔案管理系統(tǒng)的真實(shí)性、完整性、可用性和電子檔案的安全。
二、本條例所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指利用信息技術(shù)接收、整理、存儲(chǔ)和提供電子檔案的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。
三、本規(guī)定規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱系統(tǒng)）的必備功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循先進(jìn)、實(shí)用、安全、發(fā)展的原則。
4、適用于各級(jí)檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。
5、要實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享和交換，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)開放。
6、電子檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)具有可擴(kuò)展性，應(yīng)滿足當(dāng)前和可預(yù)見時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，并能夠方便地?cái)U(kuò)展功能。
七、電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)靈活定義和部署支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模型、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。
8、運(yùn)行安全可靠，采用電子簽名、數(shù)字加密、安全認(rèn)證等技術(shù)手段保存電子文件管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程記錄，確保電子文件安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。
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